Call Forwarding pada 3CX digunakan untuk mengatur ke mana panggilan akan diteruskan berdasarkan status Presence pengguna. Dengan fitur ini, pengguna dapat menentukan tujuan panggilan yang berbeda ketika statusnya berada pada kondisi tertentu, seperti Available, Away, Do Not Disturb (DND), atau status khusus yang dapat diberi nama sendiri.
Pengaturan ini membantu memastikan panggilan tetap dapat ditangani meskipun pengguna sedang tidak berada di tempat, sedang sibuk, atau tidak dapat menerima panggilan secara langsung.
Apa Itu Call Forwarding Berdasarkan Presence? #
Call Forwarding adalah fitur untuk meneruskan panggilan masuk ke tujuan lain ketika pengguna tidak dapat atau tidak ingin menjawab panggilan secara langsung. Pada 3CX, aturan forwarding dikonfigurasi per status Presence, sehingga setiap status bisa memiliki tujuan forwarding yang berbeda. Status bawaan (default) di 3CX Web Client adalah:
- Available
- Away
- Do Not Disturb (DND)
- Custom 1 dan Custom 2 — dua status tambahan yang namanya bisa diganti sesuai kebutuhan, misalnya menjadi “Out of Office”, “Meeting”, atau “Cuti”
Contoh Penerapan #
| Presence Status | Forwarding |
| Available | Panggilan masuk ke extension pengguna |
| Away | Panggilan diteruskan ke extension rekan kerja |
| DND | Panggilan diteruskan ke voicemail |
| Custom (mis. “Out of Office”) | Panggilan diteruskan ke nomor eksternal atau supervisor |
Persiapan #
Sebelum melakukan konfigurasi, pastikan:
- Pengguna memiliki extension 3CX.
- Anda memiliki akses ke 3CX Web Client.
- Tujuan forwarding sudah ditentukan, seperti extension lain, nomor mobile, nomor eksternal, atau ring group/queue.
- Jika menggunakan nomor eksternal, pastikan extension memiliki izin panggilan keluar dan SIP Trunk/Outbound Rules sudah dikonfigurasi dengan benar.
Cara Mengatur Call Forwarding Berdasarkan Presence #
1. Buka 3CX Web Client #
Login ke 3CX Web Client menggunakan akun extension yang ingin dikonfigurasi.
2. Buka Menu Call Forwarding #
Aturan forwarding dikonfigurasi lewat menu Settings, bukan lewat menu ganti status:
- Klik ikon Settings pada Web Client.
- Pilih Call Forwarding.
- Anda akan melihat daftar status (Available, Away, DND, dan status kustom). Klik salah satu status yang ingin dikonfigurasi.
Catatan: Menu avatar/foto profil di Web Client hanya digunakan untuk mengganti status Presence saat itu juga (misalnya dari Available ke Away), bukan untuk mengatur aturan forwarding-nya. Aturan forwarding untuk tiap status dikonfigurasi di menu Settings → Call Forwarding.
3. Tentukan Aturan Panggilan untuk Status Tersebut #
Untuk setiap status, Anda dapat menentukan:
Unanswered calls (panggilan tidak terjawab) #
Tentukan setelah berapa detik panggilan dianggap tidak terjawab (misalnya 20 detik), lalu ke mana panggilan tersebut diteruskan. Pilihan tujuannya meliputi:
- Voicemail — panggilan diarahkan ke kotak pesan suara.
- Extension number — diteruskan ke extension rekan kerja lain.
- My mobile — diteruskan ke nomor mobile pengguna (ada opsi “Rebound” agar panggilan diumumkan terlebih dahulu sebelum diterima/ditolak).
- External number — diteruskan ke nomor eksternal lain.
- System extension — diteruskan ke ring group atau call queue.
- Send busy — panggilan langsung mendapat nada sibuk dan diputus (setara dengan “tidak menerima panggilan”).
Busy or Not Registered #
Anda dapat mengatur tujuan forwarding yang sama seperti di atas untuk kondisi ketika extension sedang sibuk atau tidak terhubung ke jaringan.
Opsi tambahan
- Also ring my mobile — mengaktifkan agar mobile phone ikut berdering bersamaan.
- Accept multiple calls — mengizinkan lebih dari satu panggilan masuk secara bersamaan.
- Accept PUSH notifications — memberi notifikasi saat ada panggilan masuk atau panggilan yang terlewat.
4. Simpan Pengaturan #
Setelah semua aturan ditentukan untuk status tersebut, simpan perubahan. Ulangi langkah yang sama untuk status Presence lainnya (Away, DND, Custom, dst.) sesuai kebutuhan.
5. (Opsional) Atur Exceptions #
3CX menyediakan menu Exceptions di halaman Call Forwarding yang sama, untuk mengecualikan nomor tertentu dari aturan forwarding umum — misalnya panggilan dari atasan atau klien penting tetap masuk ke extension meskipun status sedang DND.
6. (Opsional) Atur Schedule untuk Status Otomatis #
Fitur Schedule memungkinkan status berubah otomatis mengikuti jam kerja (office hours) departemen atau extension:
- Saat jam kerja → status otomatis “Available”.
- Di luar jam kerja → status otomatis “Do Not Disturb”.
- Saat jam istirahat → status otomatis “Away”.
Pengaturan office hours ini bisa memakai jadwal default departemen, atau di-override dengan jadwal khusus per extension.
Contoh Skenario #
Misalnya seorang Customer Service memiliki extension 101:
- Available → panggilan langsung masuk ke extension 101.
- Away → panggilan diteruskan ke extension 102 (rekan satu tim) agar pelanggan tetap terlayani.
- DND → panggilan diarahkan ke Voicemail.
Dengan pengaturan ini, alur panggilan menyesuaikan kondisi pengguna secara otomatis tanpa perlu mengubah tujuan forwarding secara manual setiap kali status berubah.
Tips Pengaturan #
- Gunakan tujuan forwarding yang jelas — pastikan extension atau nomor tujuan masih aktif.
- Sesuaikan dengan kebutuhan tim — untuk Customer Service, sebaiknya panggilan tetap diarahkan ke anggota tim yang tersedia (System extension/ring group), bukan ke satu orang saja.
- Manfaatkan menu Exceptions untuk memastikan kontak penting tetap bisa menjangkau Anda kapan pun.
- Manfaatkan Schedule agar status tidak perlu diganti manual setiap hari.
- Uji setiap status setelah konfigurasi selesai dengan melakukan panggilan percobaan.
- Perhatikan forwarding ke nomor eksternal — pastikan extension memiliki izin panggilan keluar dan routing outbound sudah dikonfigurasi dengan benar.
Troubleshooting #
- Panggilan tidak diteruskan ke extension lain
Periksa kembali:
- Tujuan forwarding pada menu Settings → Call Forwarding sudah benar untuk status yang aktif.
- Extension tujuan masih aktif dan terdaftar.
- Status Presence yang sedang digunakan memang sudah sesuai dengan yang dikonfigurasi.
- Panggilan tidak bisa diteruskan ke nomor eksternal
Periksa konfigurasi Outbound Rules, izin panggilan extension, dan SIP Trunk yang digunakan.
- Forwarding masih menggunakan pengaturan sebelumnya
- Pastikan perubahan sudah tersimpan. Jika perlu, refresh atau login ulang ke Web Client agar konfigurasi terbaru diterapkan.
Kesimpulan #
Call Forwarding berdasarkan Presence Status di 3CX membantu mengatur alur panggilan secara lebih fleksibel. Konfigurasinya dilakukan melalui menu Settings → Call Forwarding, di mana setiap status Presence (Available, Away, DND, dan status kustom) dapat memiliki aturan forwarding sendiri-sendiri, lengkap dengan opsi exceptions dan schedule otomatis.
Dengan konfigurasi yang tepat, bisnis dapat mengurangi risiko missed call dan menjaga agar pelanggan tetap mendapatkan respons yang cepat.