Bayangkan sebuah perusahaan yang menjalankan campaign promo untuk ribuan pelanggan dengan menelepon satu per satu pelanggan dari daftar kontak. Banyak panggilan yang tidak terjawab atau langsung masuk ke voicemail, sehingga agen menunggu nada sambung, sementara pelanggan yang tidak mengangkat berisiko hilang begitu saja. Di sinilah Voice Campaign Manager (VCM) membantu, platform auto dialer yang mengatur panggilan keluar secara otomatis, lengkap dengan fitur AMD dan WhatsApp Fallback.
Fitur dan Kegunaannya
1. AMD (Answering Machine Detection)
AMD adalah fitur deteksi voicemail otomatis. Sistem dapat mengenali apakah panggilan dijawab oleh manusia atau oleh mesin penjawab.
- Cara kerja: pada mode Predictive, sistem menelepon pelanggan terlebih dahulu. AMD menyaring panggilan yang masuk ke voicemail, dan hanya panggilan yang dijawab oleh manusia yang diteruskan ke antrean agen.
- Kegunaan: agen tidak lagi membuang waktu untuk mendengarkan nada sibuk, sehingga bisa fokus pada percakapan nyata.
- Mudah diatur: AMD bisa diaktifkan saat membuat campaign baru, dan dapat diubah kapan saja lewat menu Pengaturan.
- Terpantau di dashboard: menu Call Disposition memisahkan panggilan yang tersambung ke manusia (human answer) dan yang masuk ke voicemail, sehingga kualitas panggilan bisa dipantau langsung.
2. WhatsApp Fallback
WhatsApp Fallback mengalihkan kontak yang gagal dihubungi lewat telepon ke WhatsApp sebagai jalur komunikasi alternatif.
- Cara kerja: kontak yang sudah mencapai batas maksimal percobaan panggilan di sebuah campaign akan muncul sebagai kontak gagal. Proses dimulai dengan memilih template pesan dan nomor tujuan, kemudian dilanjutkan dengan pengiriman melalui WhatsApp Fallback.
- Kegunaan: pelanggan yang tidak mengangkat telepon tetap bisa dijangkau melalui aplikasi yang akrab bagi mereka, sehingga peluang kehilangan prospek berkurang.
- Tindak lanjut: jika pelanggan menyetujui izin telepon lewat WhatsApp, kontak ditandai sebagai “Disetujui”. Admin bisa membuat campaign baru berisi kontak-kontak tersebut dan memantaunya dari menu Dashboard atau Campaigns.
- Template terpusat: pesan persetujuan dibuat di menu WhatsApp Calling API, lalu dikirim saat WhatsApp Fallback digunakan.
Baca artikel lain seperti Kenapa sih Campaign Anda Butuh Fallback WhatsApp Calling API
3. Fitur Pendukung Campaign
Keduanya bekerja bersama fitur-fitur VCM lainnya:
- Schedule outbound calling: jadwal panggilan diatur sehingga campaign berjalan lebih terarah.
- Tracking history call: riwayat panggilan bisa dilihat untuk memudahkan monitoring dan evaluasi.
- Integrasi CRM: aktivitas telepon terhubung dengan sistem CRM yang digunakan perusahaan.
- Monitor performa agent: aktivitas dan performa agen dipantau dari satu dashboard.
Keunggulan VCM
- Waktu agen lebih efektif
- Prospek tidak mudah hilang
- Campaign lebih terarah
- Semua terpantau dalam satu tempat
- Dapat terhubung dengan sistem yang sudah ada
Kesimpulan
Keberhasilan campaign outbound tidak hanya diukur dari jumlah panggilan, tetapi juga dari peluang percakapan yang berhasil dibangun. Lewat AMD, VCM membantu agen fokus pada pelanggan yang benar-benar menjawab. Lewat WhatsApp Fallback, panggilan yang gagal tidak berhenti di situ, karena pelanggan masih bisa dijangkau lewat jalur lain.
Jika perusahaan Anda ingin campaign outbound yang lebih terarah, hemat waktu, dan mudah dipantau, VCM bisa menjadi solusinya. Hubungi SolusiPBX di +62 2150 111 266 untuk info lebih lanjut.
