Pernah nggak sih, saat sedang rapat atau fokus menyelesaikan pekerjaan, telepon dari rekan kerja terus berdatangan? Akibatnya, panggilan tersebut terlewat begitu saja. Agar rekan kerja mengetahui kondisi tersebut 3CX menyediakan fitur AUX (Auxiliary).
Apasih fitur Aux itu? #
Fitur AUX (Auxiliary) adalah fitur yang digunakan untuk menunjukan agen sedang dalam panggilan atau tidak siap untuk menerima panggilan. Dengan fitur ini,kamu dapat mengubah status menjadi Available,atau Do Not Disturb (DND) sesuai aktivitas yang sedang dilakukan. Lalu apa saja jenis fitur AUX itu??
Jenis Fitur AUX di 3CX #
- Available
Status ini menunjukkan bahwa kamu siap menerima panggilan dan chat. Semua komunikasi akan masuk seperti biasa.
- Away
Digunakan saat kamu sedang tidak berada di meja kerja atau tidak dapat merespons untuk sementara. Panggilan dapat diteruskan sesuai pengaturan yang telah dibuat.
- Do Not Disturb (DND)
Status ini cocok digunakan saat rapat atau membutuhkan fokus penuh. Secara default, panggilan masuk akan diarahkan ke voicemail atau mengikuti aturan forwarding yang telah dikonfigurasi.
- Customize Nama Status
Selain status bawaan, administrator juga dapat menyesuaikan nama status agar lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, status Do Not Disturb (DND) dapat diubah namanya menjadi “Sibuk”, “Sedang Meeting”, atau “Jangan Diganggu”, sehingga lebih mudah dipahami oleh seluruh tim.
Cara Mengubah AUX Status #
Melalui 3CX Web Client atau Aplikasi Mobile:
- Login ke akun 3CX.
- Klik atau ketuk ikon Status.
- Pilih salah satu status:
- Available
- Away
- Do Not Disturb (DND)
- Status akan langsung diperbarui dan terlihat oleh rekan kerja
- Kamu juga dapat mengubah nama status dengan mengklik ikon pensil (✏️) di sebelah kanan nama status. Misalnya, status ” Makan Siang “ diubah menjadi ” Break “ atau nama lain yang sesuai dengan kebutuhan.
Implementasi Fitur AUX di Lingkungan Kerja #
1. Saat Sedang Meeting #
Ketika mengikuti rapat internal maupun dengan klien, ubah status menjadi Do Not Disturb (DND). Dengan begitu, panggilan tidak akan mengganggu jalannya rapat dan akan dialihkan ke voicemail atau tujuan lain yang telah ditentukan.
2. Saat Istirahat #
Pada jam makan siang atau ketika sedang beristirahat, gunakan status Away atau Makan Siang agar rekan kerja mengetahui bahwa kamu sedang tidak berada di tempat dan panggilan dapat dialihkan sesuai pengaturan.
3. Saat Mulai Bekerja #
Ketika sudah kembali bekerja dan siap melayani pelanggan, ubah status menjadi Available sehingga semua panggilan dan chat dapat diterima seperti biasa.
4. Untuk Tim Customer Service #
Supervisor dapat memantau status seluruh agen secara real-time. Dengan begitu, pembagian panggilan menjadi lebih merata dan pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama.
5. Untuk Tim Sales Lapangan #
Sales yang sedang melakukan kunjungan ke pelanggan dapat mengubah status menjadi Away atau DND. Rekan kerja di kantor akan mengetahui bahwa mereka sedang berada di lapangan tanpa perlu menghubungi berulang kali.
6. Saat Bekerja Hybrid atau Work From Home #
Karyawan yang bekerja dari rumah tetap dapat memperbarui status melalui aplikasi 3CX di laptop maupun smartphone sehingga seluruh tim mengetahui apakah mereka sedang tersedia atau tidak.