Artikel ini membahas langkah-langkah teknis untuk mengaktifkan fitur Call Transcription pada sistem Cloud PBX berbasis 3CX, mulai dari persyaratan lisensi, pemilihan mesin AI, hingga konfigurasi per departemen/queue.
Prasyarat #
Sebelum memulai konfigurasi, pastikan hal-hal berikut sudah terpenuhi:
- Lisensi 3CX Enterprise — fitur transkripsi panggilan (call recording) hanya tersedia pada lisensi Enterprise. Lisensi PRO hanya mendukung transkripsi voicemail.
- Akses Admin Console 3CX dengan hak akses penuh (Super Admin).
- Call Recording sudah aktif pada extension, queue, atau DID yang ingin ditranskripsi, karena transkripsi bekerja di atas hasil rekaman.
- Salah satu dari tiga mesin AI berikut, tergantung kebutuhan:
- 3CX AI (native, praktis, tanpa akun pihak ketiga)
- OpenAI Whisper / GPT Transcribe
- Google Cloud Speech-to-Text API
Opsi 1: Menggunakan 3CX AI (Native) #
Ini adalah opsi paling cepat karena tidak memerlukan akun API eksternal.
- Masuk ke Admin Console > Integrations > Transcription.
- Pilih engine 3CX AI.
- Aktifkan Stereo Mode — mode ini memisahkan audio caller dan callee ke channel terpisah, sehingga hasil speaker diarization (identifikasi siapa berbicara) lebih akurat.
- Pilih bahasa transkripsi pada dropdown Speech Language (contoh: Indonesian, English).
- Klik Save.
Opsi 2: Menggunakan OpenAI (Whisper / GPT Transcribe) #
- Buat akun di platform.openai.com jika belum punya.
- Buat Project baru, lalu masuk ke Settings > Billing untuk mengaktifkan langganan berbayar.
- Masuk ke Settings > Limits, atur:
- Monthly Budget dan Notification Threshold
- Tambahkan model yang diperlukan: whisper-1, gpt-4o-mini-transcribe, gpt-4o-transcribe
- Atur Rate Limits sesuai kapasitas trafik panggilan Anda
- Buat API Key pada project tersebut, lalu salin key-nya.
- Kembali ke 3CX Admin Console > Integrations > Transcription.
- Pilih engine OpenAI, tempelkan API Key yang sudah dibuat.
- Pilih bahasa transkripsi, lalu klik Save.
Catatan biaya: Jika lisensi 3CX Anda 8SC ke atas, transkripsi voicemail menggunakan 3CX AI biasanya gratis, tetapi transkripsi panggilan (call recording) via OpenAI tetap dikenakan biaya sesuai pemakaian API OpenAI.
Opsi 3: Menggunakan Google Cloud Speech-to-Text #
Opsi ini cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Google Cloud.
- Login ke Google Cloud Console dan buat/pilih project.
- Aktifkan Cloud Speech-to-Text API V2 pada project tersebut.
- Konfigurasi Google Cloud Storage sebagai bucket penyimpanan rekaman:
- Di 3CX Admin Console, buka System > Storage
- Aktifkan Enable Remote Data Storage & Archiving
- Pilih Google Storage sebagai lokasi
- Hubungkan akun Google ke 3CX melalui Google Integration, lalu berikan izin akses (memerlukan role Super Admin pada akun Google/IAM project tersebut — ini penyebab paling umum kegagalan integrasi jika gagal).
- Kembali ke Integrations > Transcription, pilih engine Google Speech.
- Pilih Speech Language, klik Save.
Penting: Rekaman panggilan akan ditranskripsi penuh saat proses remote archiving berjalan (langsung atau sesuai jadwal), bukan secara real-time saat panggilan berlangsung.
Mengaktifkan Transkripsi per Departemen, Extension, Queue, dan Ring Group #
Setelah engine dikonfigurasi, transkripsi tidak otomatis berjalan untuk semua user. Anda perlu mengaktifkannya di level yang sesuai:
- Masuk ke Admin Console > Departments.
- Pilih departemen yang ingin diaktifkan transkripsinya.
- Buka tab Options, lalu atur preferensi transkripsi (Voicemail, Recording, atau keduanya).
- Klik Save.
Secara default, seluruh user, ring group, dan queue di dalam departemen tersebut akan mengikuti pengaturan level departemen. Jika ingin pengecualian untuk extension tertentu, pengaturan dapat di-override langsung di halaman extension yang bersangkutan.
Melihat Hasil Transkripsi #
Setelah aktif, hasil transkripsi dapat diakses melalui beberapa tempat:
| Platform | Cara Akses |
| 3CX Web Client | Buka menu Voicemail/Recordings, teks transkripsi tampil di samping file audio |
| Jika notifikasi email aktif di pengaturan user, transkrip otomatis dikirim setiap panggilan direkam | |
| Windows Softphone | Cuplikan transkripsi muncul di daftar panggilan; klik ikon transkripsi untuk teks lengkap |
| iOS / Android App | Cuplikan transkripsi muncul di daftar panggilan; tap ikon transkripsi untuk membuka teks penuh |
Troubleshooting Umum #
1. Transkripsi tidak muncul untuk user tertentu
- Periksa apakah pengaturan level Department/Extension sudah benar-benar mengaktifkan transkripsi.
- Pastikan Call Recording aktif untuk user/queue yang bersangkutan — tanpa rekaman, tidak ada yang bisa ditranskripsi.
2. Integrasi Google Speech menunjukkan status error (outline merah)
- Biasanya disebabkan akun Google yang digunakan tidak memiliki role Super Admin di IAM project.
- Pastikan Google Cloud Storage sudah dikonfigurasi sebagai Remote Storage sebelum menghubungkan API Speech.
3. Transkripsi OpenAI berhenti tiba-tiba
- Cek Usage Limits dan Monthly Budget pada akun OpenAI Anda — transkripsi akan berhenti jika kuota/anggaran API sudah habis.
- Pastikan API Key masih valid dan belum dicabut aksesnya.
4. Hasil diarization (pemisahan pembicara) tidak akurat
- Aktifkan Stereo Mode pada pengaturan transkripsi, karena mode ini memisahkan audio caller dan callee ke channel terpisah untuk hasil identifikasi pembicara yang lebih presisi.
Rekomendasi untuk Skala Enterprise
Untuk perusahaan dengan volume panggilan tinggi dan kebutuhan privasi data yang ketat, transkripsi dapat dijalankan secara lokal (on-premise) melalui 3CX Transcription Engine Server, sehingga data suara tidak perlu dikirim ke pihak ketiga. Deployment lokal ini disarankan menggunakan mesin dengan GPU berperforma tinggi untuk menjaga kecepatan pemrosesan.
Butuh Bantuan Konfigurasi? #
Tim teknis SolusiPBX yang tersertifikasi 3CX siap membantu proses instalasi dan konfigurasi Call Transcription di sistem Cloud PBX Anda. Hubungi kami melalui WhatsApp Business atau kanal Hubungi Kami di website untuk konsultasi teknis.