Pernah nggak sih, ada customer yang telepon pas malam atau hari libur, tapi malah nggak ada yang angkat? Ujung-ujungnya mereka pindah ke kompetitor karena ngerasa diabaikan.
Nah, di 3CX, ada fitur Office Hours & Holiday Rules yang bikin semua panggilan tetap teratur, meskipun tim lagi di luar jam kerja atau sedang libur nasional.
Apa Itu Office Hours & Holiday Rules? #
Office Hours adalah fitur untuk mengatur jam operasional perusahaan, misalnya:
- Senin–Jumat: 08.00–17.00
- Sabtu: 08.00–12.00
- Minggu: Tutup
Sedangkan 3CX office Holiday Rules digunakan untuk mengatur perilaku sistem saat hari libur, seperti:
- Libur Nasional
- Cuti Bersama
- Libur Lebaran
- Natal
- Tahun Baru
- atau hari libur perusahaan lainnya.
Jadi, kamu nggak perlu repot mengubah pengaturan secara manual setiap kali kantor tutup.
Kenapa Fitur Ini Penting? #
Bayangin ada customer telepon jam 10 malam.
Kalau nggak ada aturan, telepon bisa terus berdering ke semua karyawan yang sebenarnya sudah selesai kerja.
Dengan Office Hours & Holiday Rules, kamu bisa menentukan apa yang harus terjadi di luar jam operasional.
Contohnya:
- Telepon langsung masuk ke voicemail.
- Diputar pesan otomatis seperti:”Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kantor sedang tutup. Silakan tinggalkan pesan atau hubungi kami kembali pada jam operasional.”
- Dialihkan ke nomor tim piket.
- Diteruskan ke Call Queue khusus layanan darurat.
Semuanya berjalan otomatis.
Keuntungan Menggunakan Office Hours & Holiday Rules #
1. Jam Kerja Lebih Teratur #
Tim hanya menerima panggilan saat jam operasional.
Di luar jam kerja, sistem akan menangani panggilan sesuai aturan yang sudah dibuat.
2. Libur Nasional Nggak Perlu Setting Ulang #
Mau Lebaran, Natal, atau Tahun Baru?
Tinggal tambahkan tanggal liburnya sekali, lalu sistem akan otomatis mengikuti jadwal tersebut.
3. Customer Tetap Dapat Respons #
Walaupun kantor tutup, customer tetap mendapatkan informasi yang jelas.
Mereka nggak akan bingung karena telepon terus berdering tanpa jawaban.
4. Mengurangi Missed Call #
Panggilan bisa langsung diarahkan ke:
- Voicemail
- Tim on-call
- Cabang lain
- Auto Attendant (IVR)
Jadi peluang kehilangan calon pelanggan jadi lebih kecil.
5. Fleksibel untuk Banyak Cabang #
Kalau perusahaan punya beberapa kantor, setiap cabang bisa memiliki jam operasional yang berbeda.
Misalnya:
- Jakarta: 08.00–17.00
- Surabaya: 09.00–18.00
- Bali: Menyesuaikan jam operasional lokal
Semuanya bisa diatur dalam satu sistem.
Cocok Digunakan Siapa? #
Fitur ini cocok untuk hampir semua jenis bisnis, seperti:
- Perusahaan dengan jam kerja tetap.
- Customer Service yang hanya aktif di jam tertentu.
- Klinik atau rumah sakit.
- Sekolah dan universitas.
- Hotel.
- Perusahaan dengan banyak cabang.
- Bisnis yang memiliki tim piket atau layanan darurat.
Contoh Skenario #
Misalnya sebuah perusahaan buka setiap hari kerja pukul 08.00–17.00.
Saat jam kerja #
Customer menelepon.
➡️ Telepon langsung masuk ke tim Customer Service.
Setelah jam kerja #
Customer menelepon pukul 20.30.
➡️ Sistem otomatis memutar pesan bahwa kantor sudah tutup lalu mengarahkan ke voicemail.
Saat Hari Raya Idulfitri #
Customer menelepon.
➡️ Sistem langsung memutar ucapan libur Lebaran dan memberikan informasi kapan layanan kembali beroperasi.
Semuanya berjalan otomatis tanpa perlu ada admin yang mengubah pengaturan setiap hari.
Kesimpulan #
Office Hours & Holiday Rules membantu bisnis tetap terlihat profesional dengan mengatur bagaimana panggilan masuk ditangani berdasarkan jam operasional dan hari libur.
Dengan fitur ini, tim bisa menikmati waktu istirahat tanpa khawatir ada panggilan yang salah masuk, sementara customer tetap mendapatkan informasi yang jelas. Hasilnya, operasional lebih rapi, pengalaman pelanggan lebih baik, dan tidak ada lagi drama karena telepon masuk di luar jam kerja.