Sebagai raksasa kecantikan global, Shiseido menyadari bahwa transformasi digital bukan hanya soal produk, tetapi juga efisiensi kolaborasi internal. Menghadapi tantangan komunikasi di era hybrid, Shiseido mengimplementasikan solusi Microsoft Teams Direct Routing melalui sistem 3CX IPPBX untuk menciptakan ekosistem kerja yang seamless.
Mengapa Shiseido Memilih 3CX untuk Integrasi Teams?
Dalam proses transformasi digitalnya, Shiseido membutuhkan solusi yang dapat menyatukan sistem telepon kantor dengan ekosistem Microsoft 365 yang sudah digunakan karyawan. Implementasi 3CX menjadi jawaban karena memungkinkan integrasi mendalam yang tidak bisa didapatkan dari sistem telepon tradisional.
Tantangan utama yang berhasil dipecahkan meliputi:
Pemasangan sistem telephony baru untuk kebutuhan office modern.
Autentikasi aman menggunakan Single Sign-On (SSO) berbasis Azure AD.
Integrasi dengan Microsoft Teams agar pengguna dapat melakukan panggilan PSTN langsung dari satu aplikasi.
Penggunaan Cloud SIP Trunk sebagai jalur komunikasi eksternal yang stabil.
Keunggulan Manajemen Terpusat (One-Stop Management)
Berbeda dengan sistem telepon tradisional, semua fitur Enterprise-Grade dikelola langsung melalui dashboard 3CX:
Custom IVR (Digital Receptionist): Membangun menu interaktif (tekan 1 untuk Sales, dsb) yang jauh lebih fleksibel dan mudah diatur daripada di MS Teams.
Call Queues & Hunt Groups: Pengaturan antrean panggilan yang canggih untuk memastikan tidak ada telepon pelanggan yang terlewat, bahkan saat trafik tinggi.
Call Recording & Auditing: Rekaman percakapan tersimpan aman di server 3CX, memudahkan audit dan kontrol kualitas tanpa biaya tambahan lisensi storage Microsoft.
Advanced Reporting & Analytics: Laporan detail mengenai performa telepon karyawan, durasi panggilan, dan statistik antrean yang bisa ditarik secara real-time.
Efisiensi Biaya dan Lisensi dengan SIP Trunk STU
Melalui integrasi ini, Shiseido tidak perlu bergantung pada paket panggilan mahal dari Microsoft. Dengan menggunakan Cloud SIP Trunk, perusahaan mendapatkan:
Tarif Flat: Biaya komunikasi lebih efisien karena tidak bergantung pada zona nomor tujuan.
Infrastruktur Fleksibel: Jalur telephony berbasis IP yang mudah ditingkatkan (scalable) seiring pertumbuhan perusahaan.
Optimalisasi Lisensi: Mengurangi kebutuhan lisensi Phone System tambahan yang mahal bagi seluruh user.
Hasil & Manfaat Nyata bagi Shiseido
Dengan memindahkan seluruh beban kerja teknis ke sistem 3CX, Shiseido kini memiliki infrastruktur komunikasi yang jauh lebih bertenaga namun tetap simpel bagi pengguna akhir. Berikut adalah beberapa nilai tambah signifikan yang diperoleh:
Pusat Kendali Satu Pintu (One-Stop Management)
Seluruh konfigurasi teknis seperti pengaturan IVR (Interactive Voice Response), antrean panggilan (Queue), hingga manajemen user dilakukan sepenuhnya di dashboard 3CX. Tim IT tidak perlu lagi masuk ke panel admin Microsoft Teams yang kompleks, sehingga seluruh kontrol ada di satu vendor.Reporting & Recording Terpusat
Shiseido mendapatkan akses langsung ke laporan panggilan yang komprehensif dan sistem rekaman suara (Call Recording) yang tersimpan aman di satu sistem. Ini memudahkan manajemen dalam melakukan audit performa dan kontrol kualitas layanan tanpa perlu berpindah platform.Efisiensi Lisensi Microsoft
Salah satu keunggulan finansial dari solusi ini adalah berkurangnya ketergantungan pada lisensi mahal Microsoft Phone System untuk setiap user. Dengan Direct Routing via 3CX, perusahaan dapat mengoptimalkan anggaran lisensi perangkat lunak mereka secara signifikan.Fleksibilitas Antrean Panggilan yang Cerdas
Fitur Call Queue pada 3CX menawarkan fleksibilitas yang lebih tinggi dibandingkan fitur standar Teams. Hal ini memastikan setiap panggilan masuk didistribusikan secara cerdas kepada tim yang tepat, sehingga produktivitas operasional tetap terjaga.Keamanan dengan Single Sign-On (SSO)
Proses autentikasi menjadi jauh lebih praktis dan aman melalui integrasi Azure AD. Pengguna cukup menggunakan satu akun perusahaan untuk mengakses seluruh sistem komunikasi, yang juga memudahkan tim IT dalam mengelola hak akses user secara terpusat.